 |
Start einer neuen Kommunikationsplattform
Elektronische Postfächer beim Fußballverband Rheinland
Seit Juli 2007 stehen die Elektronischen Postfächer im DFBnet allen Vereinen des Fußballverbandes Rheinland zur Verfügung. Und Mitte August erhalten alle Funktionäre den Zugang zu dieser geschlossenen Plattform für den E-Mail-Versand. Vereinsmitarbeiter können sich ab sofort mit derselben Kennung wie die zur Vereinsmeldung (4122+6-stellige Vereinsnummer) ins System einloggen
(https://ocsapp.evpost.de/ocsclient/index.jsp).
Dort können sie miteinander sowie mit den angeschlossenen Verbandsfunktionären kommunizieren. Die Elektronischen Postfächer gelten als verbindliche Vereinsanschrift. Die Eingewöhnungsphase läuft bereits.
Die elektronischen Postfächer haben zum Ziel, die Kommunikation zwischen den Vereinen, den ehrenamtlichen Gremien des Verbandes und der Geschäftsstelle sowie der Sportschule Oberwerth zu verbessern. Künftig sollen den Vereinen damit Informationen aber auch Schriftverkehr schnell und zuverlässig zugestellt werden.
Die Idee, papierlos per E-Mail zu kommunizieren, ist nun keine neue Idee, aber die bisherigen Erfahrungen mit den E-Mail-Anschriften der Vereine und deren Mitarbeiter haben es dem FV Rheinland, übrigens als einer der ersten Landesverbände im DFB, notwendig erscheinen lassen, mit dieser Art der Kommunikation noch einen Schritt weiter zu gehen. Beim elektronischen Postfachsystem handelt es sich um ein geschlossenes Benutzersystem. Dies bietet den Schutz vor Spam und Viren und gewährt eine gesicherte Zustellung der Unterlagen. Da die einmal zugeteilten Anschriften nicht mehr verändert werden, verringert sich auch der Pflegeaufwand erheblich.
Die empfangenen Mails in diesem System können, unabhängig vom Arbeitsplatz und der Person, an jedem PC mit Internet-Zugang verwaltet werden. Nachrichten können an interne, aber auch an externe Mail-Adressen weitergeleitet werden. So lassen sich weitere Personen im Verein wie Jugendleiter, Betreuer etc. sehr schnell informieren. Auch die Regelung einer Urlaubsvertretung ist ohne großen Aufwand zu realisieren.
Aus Sicherheitsgründen und als zusätzlicher Schutz vor Missbrauch ist der Rückweg in das geschlossene System jedoch blockiert. Somit können auch Fehlermeldungen und Bestätigungen nach einer externen Weiterleitung nicht empfangen werden. Diese Vorgehensweise bietet einen größtmöglichen Schutz gegen Spam und Viren.
Aus diesem Grund empfehlen wir bei einer externen Weiterleitung von Mails den Satz
„Sollten Sie nicht dem Elektronischen Postfachsystem des DFB angeschlossen sein, antworten Sie bitte an die normale E-Mail Adresse: max.mustermann@xxx.de."
in jeder Mail aufzunehmen bzw. dies durch die Nutzung der "Signatur" unter Voreinstellungen zu automatisieren.
Aus Kapazitäts- und Kostengründen wird jedem Verein in der Einführungsphase vorerst ein Postfach mit einer Kapazität von 100 MB zur Verfügung gestellt. Bitte achten Sie darauf, dass nicht mehr benötigte Informationen gelöscht werden. Unabhängig davon müssen wir uns als Verband vorbehalten, Mitteilungen, die älter als sechs Monate sind, zu löschen. Es gelten im Übrigen die Nutzungsbedingungen für das elektronische Postfachsystem des FVR, die in der ersten Mail an alle Nutzer versendet werden.
Im ersten Schritt werden lediglich Informationen vom Verband zu den Vereinen gesendet, während in der zweiten Ausbauphase auch die Funktionsträger im Verband in das System eingebunden werden und auch die Vereine den umgekehrten Weg der verlässlichen Zustellung von Schriftstücken nutzen können.
Bitte unterstützen Sie uns und die Verbandsmitarbeiter beim Aufbau und bei der Anwendung dieses zukunftsweisenden Systems, das sicherlich allen hilft, die Arbeiten im Ehrenamt schneller und effektiver bewältigen zu können und Kosten einzusparen.
Hier gibt es das Handbuch als PDF zum Download.
